업무 자동화 견적을 받으려면 먼저 기능 목록을 써야 할 것 같다.
로그인, 관리자 화면, 엑셀 업로드, 알림, PDF 생성. 이렇게 적기 시작하면 견적은 금방 커진다. 그런데 기능 목록만으로는 우선순위가 안 보인다.
업무 자동화는 기능이 아니라 반복 비용을 줄이는 일이다.
자동화할 가치가 있는 업무
매일 반복되는가. 사람이 옮겨 적는가. 실수가 나면 돈이 새는가. 담당자 한 명에게 일이 몰리는가. 고객 응답 속도에 영향을 주는가.
이 질문에 많이 해당할수록 자동화 우선순위가 높다.
반대로 1년에 한 번 하는 업무는 자동화하지 않아도 된다. 자동화 비용보다 사람이 처리하는 비용이 더 작기 때문이다.
견적 전에 계산할 것
한 업무에 하루 몇 분이 들어가는지 본다. 담당자가 몇 명인지 본다. 실수가 날 때 얼마가 손실되는지 본다. 고객 응답이 늦어져 놓치는 기회가 있는지 본다.
예를 들어 견적서 하나 작성에 30분이 걸리고 하루 10건이면 5시간이다. 월 20일이면 100시간이다. 이 업무를 절반만 줄여도 월 50시간이 생긴다.
이 계산이 있어야 견적이 비싼지 싼지 판단할 수 있다.
작게 시작하는 자동화
처음부터 ERP를 만들 필요는 없다. 가장 반복되는 한 흐름을 잡으면 된다. 상담 접수, 견적 생성, 발주 확인, 정산 리포트 중 하나다.
studio.bth는 업무 자동화 견적을 낼 때 기능부터 세지 않는다. 사업의 근본 문제와 매출 병목을 먼저 보고, 어떤 반복 업무를 없애야 효과가 큰지 본다.
자동화는 "멋진 시스템을 갖추는 일"이 아니다. 사람이 매일 버티던 업무를 회사의 운영 자산으로 바꾸는 일이다.
자동화 견적은 회수 기간으로 봐야 한다
업무 자동화 견적을 받을 때 "기능이 많아서 비싼가"만 보면 판단이 어렵다. 자동화는 결국 반복 비용을 줄이는 일이다. 하루 30분이 줄어드는지, 하루 3시간이 줄어드는지, 실수 한 번이 얼마나 큰 손해를 막는지에 따라 같은 견적도 다르게 보인다.
예를 들어 견적 작성 자동화가 월 50시간을 줄이면, 단순히 편한 도구가 아니라 인건비와 기회비용을 줄이는 시스템이다. 상담 누락을 막으면 광고비 효율이 좋아지고, 정산 오류를 줄이면 신뢰 비용이 줄어든다. 이 계산 없이 가격만 보면 자동화는 늘 비싸 보인다.
직원 한 명 비용으로 시스템을 갖추세요를 같이 보면 자동화 비용을 인건비와 비교하는 관점이 생긴다. 엑셀 자동화 비용과 연결하면 매크로로 충분한 일과 시스템이 필요한 일을 나눌 수 있다.
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