아침에 주문을 확인한다. 스마트스토어 15건, 쿠팡 8건, 자사몰 3건. 총 26건.
주문 엑셀에 입력한다. 상품명, 수량, 주소, 연락처. 26건을 복사한다.
발주 엑셀을 연다. 오늘 발주할 상품 목록을 정리한다. 재고가 있는 건 바로 출고, 없는 건 공급사에 발주. 발주 엑셀에서 공급사별로 정리해서 카톡으로 발주한다.
오후에 배송한다. 배송 엑셀에 송장번호를 입력한다. 26건. 그리고 각 플랫폼에 송장번호를 등록한다. 스마트스토어 15건, 쿠팡 8건, 자사몰 3건. 각각 따로.
이 과정에 하루 3시간이 든다.
엑셀 3개의 문제
같은 데이터를 3개 파일에서 다루고 있다. 주문 정보를 주문 엑셀에서 복사해서 배송 엑셀에 붙인다. 이 과정에서 행이 밀리거나, 주소가 잘못 복사되거나, 수량이 바뀌는 실수가 생긴다.
주문과 배송의 연결이 끊어져 있다. 26건 중 어떤 건이 배송 완료이고, 어떤 건이 미출고인지 한눈에 안 보인다. 주문 엑셀과 배송 엑셀을 대조해야 한다.
반품이 들어오면 더 복잡하다. 주문 엑셀에서 찾고, 배송 엑셀에서 확인하고, 발주 엑셀에서 재고를 되돌리고. 3개 파일을 오가며 수정한다.
주문-발주-배송이 연결되면
주문이 들어오면 자동으로 주문 목록에 쌓인다. 채널 무관. 재고가 있으면 바로 출고 대기 상태가 된다. 없으면 자동으로 발주 목록에 올라간다.
출고 시 송장번호를 입력하면 해당 플랫폼에 자동 등록된다. 3개 플랫폼에 각각 입력하지 않아도 된다.
한 화면에서 오늘 주문, 출고 대기, 배송 중, 배송 완료, 반품이 전부 보인다. 엑셀 3개를 오가지 않는다.
주문 30건이 100건이 되면
하루 26건이면 엑셀로 버틸 수 있다. 힘들지만 불가능하지는 않다. 하지만 매출이 늘어서 100건이 되면? 3시간이 10시간이 된다.
시스템 없이 매출을 늘리면, 매출이 늘어난 만큼 운영 비용(시간)도 비례해서 늘어난다. 시스템이 있으면 100건이든 200건이든 운영 시간은 비슷하다.
엑셀로 시작하는 건 맞다. 초기에 시스템을 갖추는 건 과투자일 수 있다. 하지만 30건을 넘어가는 시점에서 시스템으로 전환해야 한다. 100건이 되면 전환할 여유조차 없다.