발주서 자동 생성을 원할 때 단순히 주문 내용을 양식에 넣는 것만 생각하면 범위가 작아 보입니다. 하지만 실제 비용은 발주 전 승인, 거래처 단가, 입고 확인까지 어디까지 연결할지에서 달라집니다.
발주서는 문서이지만 동시에 돈이 움직이는 시작점이다. 품목, 수량, 단가, 납기, 거래처가 틀리면 재고와 정산까지 꼬인다. 그래서 발주서 자동화는 문서 생성보다 흐름 설계가 중요하다.
복붙 발주서의 한계
주문 내용을 엑셀에 복사하고 발주서 양식에 붙여넣는 방식은 처음에는 빠르다. 하지만 품목이 많아지고 거래처가 여러 곳이면 실수가 늘어난다.
같은 품목이라도 공급사별 단가와 리드타임이 다를 수 있다. 재고가 이미 충분한데 또 발주할 수도 있고, 최소 주문 수량을 놓칠 수도 있다.
발주 후 입고 확인이 따로 관리되면 "보낸 발주서"와 "실제 들어온 물건"이 맞지 않는다.
자동화 범위를 나누는 기준
첫째, 발주 데이터 출처다. 판매 주문에서 자동으로 발주할지, 담당자가 수동으로 선택할지 정해야 한다.
둘째, 공급사 단가다. 공급사별 가격과 MOQ, 리드타임을 관리해야 한다.
셋째, 승인 흐름이다. 금액 기준으로 대표 승인이 필요한지, 담당자 발주로 충분한지 정한다.
넷째, 발송 방식이다. 이메일, PDF 다운로드, 거래처 포털 업로드 중 무엇이 필요한지 본다.
다섯째, 입고 확인이다. 발주 후 입고 상태까지 추적할지 정해야 한다.
현실적인 P1
P1은 발주 요청 목록, 공급사 선택, 발주서 자동 생성, 승인, 발송 이력 정도로 시작할 수 있다. 재고와 정산까지 한 번에 묶으려면 범위가 커진다.
발주서 자동화의 목표는 문서를 빨리 만드는 것만이 아니다. 누가 왜 발주했고, 승인됐고, 언제 보냈고, 입고됐는지 남기는 것이다.
studio.bth는 발주서 자동 생성을 문서 자동화로만 보지 않는다. 구매 요청부터 승인, 발송, 입고까지 이어지는 운영 흐름으로 본다.
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- 재고 관리 자동화 비용: 발주와 재고의 연결 기준이다.
- 사내 요청 승인 시스템 비용: 발주 전 승인 흐름이다.
- 정산 자동화 비용: 발주 이후 비용 정산 구조다.