매달 말이 되면 회사가 멈춘다.
1일차: 거래처별 납품 내역을 정리한다. 엑셀에서 이번 달 출고 데이터를 필터링하고, 거래처별로 분류한다. 누락된 건이 없는지 카톡과 이메일을 대조한다.
2일차: 거래처별 단가를 적용해서 청구 금액을 계산한다. 세금계산서를 발행한다. 30곳이면 30장. 하나씩 발행 시스템에 입력한다.
3일차: 미수금을 확인한다. 지난달 세금계산서 중 입금이 안 된 곳을 찾는다. 통장 내역과 대조한다. 미입금 거래처에 연락한다.
3명이 3일 동안 이 작업만 한다. 그 3일 동안 영업 전화를 못 받고, 새 거래처 미팅을 못 잡고, 공급사 발주를 못 챙긴다.
정산이 3일 걸리는 이유
데이터가 흩어져 있기 때문이다. 출고 데이터는 엑셀, 단가는 다른 엑셀, 세금계산서는 홈택스, 입금 확인은 은행 앱. 4개 시스템을 오가며 수작업으로 대조한다.
출고 엑셀에 기록이 누락되어 있으면 처음부터 다시 대조해야 한다. 카톡으로 "급하게 50개 더 보내주세요" 했던 건이 엑셀에 빠져 있다. 이런 예외 건을 잡는 데 시간이 가장 많이 든다.
출고-정산이 연결되면
출고할 때 데이터가 자동으로 기록된다. 월말에 거래처별 "이번 달 출고 내역 + 적용 단가 + 청구 금액"이 자동 생성된다. 3일이 30분으로 줄어든다.
세금계산서 발행도 원클릭이다. 30곳의 청구 데이터가 정리되어 있으니까, 확인하고 발행 버튼만 누르면 된다. 하나씩 입력하지 않는다.
미수금도 자동 추적이다. 입금 확인이 안 된 거래처 목록이 나오고, 자동으로 "입금 확인 부탁드립니다" 메시지가 간다. 사장님이 전화하지 않아도 된다.
3일을 되찾으면
월말 정산에 쓰던 3일 × 3명 = 9인일. 연간 108인일이다. 1인당 일급 15만원으로 계산하면 연 1,620만원의 인건비를 정산에 쓰고 있는 셈이다.
그리고 금액보다 중요한 게 있다. 월말에 영업이 3일 멈추면, 그 3일 동안 경쟁사가 내 거래처에 전화한다. 정산은 시스템이 하고, 사람은 영업을 해야 한다. 그게 유통업의 본질이다.