사내 요청을 카톡으로 받고 승인하고 있다면 빠른 것 같지만 기록은 쉽게 사라집니다. 직원이 늘수록 필요한 것은 더 많은 대화가 아니라 요청과 승인 이력이 남는 시스템입니다.
작은 회사에서는 모든 요청이 말로 해결된다. 휴가, 비품 구매, 경비 처리, 일정 변경, 고객 할인 승인까지 카톡이나 구두로 오간다. 처음에는 유연하지만 나중에는 누가 언제 승인했는지 헷갈린다.
카톡 승인의 한계
카톡은 대화에는 좋지만 승인 관리에는 약하다. 요청이 위로 밀리고, 파일이 흩어지고, 나중에 검색하기 어렵다. 대표가 "그거 승인했었나?"라고 물으면 다시 대화를 찾아야 한다.
요청 유형이 많아질수록 더 복잡해진다. 휴가 요청과 구매 요청과 경비 요청은 필요한 정보와 승인 기준이 다르다. 같은 채팅방에서 처리하면 누락이 생긴다.
필요한 기본 기능
사내 요청 승인 시스템에는 요청 유형, 신청자, 내용, 첨부 파일, 승인자, 상태, 승인/반려 사유가 필요하다. 요청이 들어오면 승인자에게 알림이 가고, 처리 결과가 신청자에게 전달되어야 한다.
처음부터 복잡한 전자결재를 만들 필요는 없다. 자주 쓰는 요청 2~3개부터 시작하면 된다. 예를 들어 휴가, 비품 구매, 경비 정산 정도다.
비용을 가르는 요소
비용은 요청 종류와 승인 단계에 따라 달라진다. 1단계 승인인지, 팀장과 대표가 모두 봐야 하는지, 금액 기준에 따라 승인자가 달라지는지 정해야 한다.
또 외부 시스템과 연결할지 봐야 한다. 캘린더, 회계, 근태, 재고와 연결하면 범위가 커진다. P1에서는 기록과 알림만으로도 충분할 수 있다.
studio.bth는 사내 요청 승인 시스템을 큰 회사 전자결재로만 보지 않는다. 작은 회사도 말로 흩어지는 결정을 기록으로 남겨, 나중에 다시 확인하지 않아도 되는 구조가 필요하다고 본다.
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- 소통 비용이 프로젝트를 죽인다: 말로만 진행할 때 생기는 비용이다.
- 업무 자동화 견적: 반복 요청 업무를 범위로 잡는 기준이다.
- 직원 한 명 채용 vs 시스템 하나 구축: 반복 관리 업무의 비용 비교다.
- SI 프로젝트 범위 산정: 요청 시스템의 P1 범위를 나누는 기준이다.