오전 7시. 가게 문을 열고 냉장고를 연다. 우유 4팩, 생크림 2통, 시럽 3병. 노트에 적는다. 거래처에 카톡으로 발주한다. "우유 10팩, 생크림 5통 보내주세요."
오후 3시. 우유가 떨어졌다. 오늘 라떼 주문이 유난히 많았다. 아침에 10팩 시켰는데 부족했다.
편의점에서 우유를 사 온다. 단가가 2배다. 이번 달에 세 번째다.
감으로 하는 발주
매일 아침 냉장고를 확인하는 것은 재고 관리가 아니다. 스냅샷이다. 지금 이 순간의 재고를 보고, 경험에 기반해서 오늘 필요한 양을 추정한다.
문제는 경험이 틀릴 때가 있다는 거다. 비 오는 날은 테이크아웃이 줄어서 덜 시켜도 되고, 금요일은 디저트 세트가 잘 나가서 생크림을 더 시켜야 한다. 이런 패턴을 머릿속에 다 담고 있을 수 없다.
발주 실수의 결과는 두 가지다. 부족하면 긴급 구매(비싼 단가). 남으면 폐기(손실). 둘 다 마진을 갉아먹는다.
판매 데이터 기반 발주
지난 4주간 요일별 판매량이 데이터로 있으면, 내일 필요한 우유 양을 예측할 수 있다. "금요일 평균 라떼 45잔 → 우유 12팩 필요"가 자동으로 나온다.
발주서가 자동 생성된다. 사장님은 확인하고 보내기만 하면 된다. 수량을 조정하고 싶으면 수정할 수 있지만, 기준선이 데이터에서 나오니까 감에 의존하지 않아도 된다.
재고가 최소 수량 이하로 떨어지면 자동 알림이 온다. 영업 중에 우유가 떨어지기 전에 알 수 있다.
식재료비가 매출의 30~35%다
카페 매출에서 식재료비 비중이 3035%다. 여기서 23%를 줄이면 순이익이 크게 달라진다. 긴급 구매를 없애고, 폐기를 줄이면 2~3%는 절약 가능하다.
월 매출 2천만원 카페에서 식재료비 30%면 600만원. 여기서 3%를 아끼면 18만원. 연 216만원이다. 크지 않아 보이지만, 이건 순이익에서 나오는 숫자다.
아침마다 냉장고를 열고 노트에 적는 시간도 사라진다. 그 15분에 원두를 갈거나 오픈 준비를 더 할 수 있다.