거래처 A에 제품을 납품하고 세금계산서를 발행했다. 개당 3,500원. 그런데 이 거래처는 물량 계약으로 개당 3,200원이었다. 300원 × 500개 = 15만원을 더 청구했다.
거래처에서 연락이 왔다. "단가가 틀렸는데요." 확인하고 수정 세금계산서를 발행했다. 미안하다고 사과했다. 이번 달에 두 번째다.
단가 관리의 복잡성
거래처 30곳의 단가가 전부 다르다. 같은 제품이라도 거래처에 따라 단가가 다르다. 물량 할인, 결제 조건(선결제/후결제), 거래 기간에 따른 우대, 프로모션 특가. 변수가 여러 개다.
이걸 엑셀 시트 하나에 넣어놓고, 납품할 때마다 찾아서 적용한다. 거래처명을 검색하고, 해당 제품의 단가를 확인하고, 수량을 곱한다. 500개 제품 × 30개 거래처면 조합이 15,000개다. 이 매트릭스를 수기로 관리하는 건 실수가 날 수밖에 없다.
단가가 바뀔 때가 더 문제다. 분기별 단가 조정, 프로모션 기간 한정 특가, 원가 인상에 따른 단가 변경. 엑셀을 수정하는데, 과거 단가를 덮어쓰면 이력이 사라진다. "3월에 이 거래처 단가가 얼마였지?" — 확인할 방법이 없다.
거래처별 단가가 시스템에 있으면
거래처를 선택하고 제품을 고르면 해당 단가가 자동으로 적용된다. 수기로 찾을 필요가 없다. 실수가 원천적으로 불가능하다.
세금계산서 발행도 자동이다. 납품 데이터에서 거래처별 단가를 적용해서 청구서가 생성된다. 수정 세금계산서를 발행할 일이 없어진다.
단가 변경 이력이 남는다. "이 거래처의 A 제품 단가: 2024년 3,000원 → 2025년 3,200원 → 2026년 3,500원." 단가 협상 시 근거가 된다.
잘못된 청구는 돈 문제가 아니다
15만원을 더 청구하고 수정한 건 금액의 문제가 아니다. "이 회사 정산이 부정확하다"는 인식이 생기는 게 문제다. 유통업에서 정산 신뢰는 거래 관계의 기본이다.
반대로 적게 청구하면 더 큰 문제다. 발견하지 못하면 그 차액만큼 매출이 사라진다. 300원 × 500개 × 12개월 = 180만원. 한 제품, 한 거래처에서만 이 정도다.
단가 관리는 귀찮은 작업이 아니라 매출 방어의 핵심이다.