타일을 발주했다. 3개 현장분을 한꺼번에 주문했다. 납품이 왔다. 그런데 마포 현장에 보낼 타일과 송파 현장에 보낼 타일이 섞여 있다.
시공팀 반장에게 전화한다. "마포에 배송된 타일 중에 송파 거 있을 수 있어요. 확인해주세요."
이런 일이 매주 있다. 자재 발주를 현장별로 분리하면 배송비가 올라가고, 한꺼번에 하면 현장이 섞인다.
자재 관리의 복잡성
인테리어 한 현장에 들어가는 자재 종류가 50~80가지다. 타일, 도배지, 강마루, 몰딩, 실리콘, 콘센트, 조명, 수전, 변기. 3개 현장이면 200가지 이상이다.
각 자재의 발주처가 다르다. 타일은 A업체, 도배지는 B업체, 조명은 C업체. 발주를 카톡, 전화, 이메일로 나눠서 한다. 어떤 자재를 어느 업체에 언제 주문했는지 추적하려면 카톡 대화를 뒤져야 한다.
배송 일정도 제각각이다. 타일은 3일 후, 조명은 일주일 후. 현장에서 "타일은 왔는데 조명이 안 와서 진행이 안 돼요"라는 연락이 온다.
현장별 자재 목록이 시스템에 있으면
견적서에서 자재 목록이 자동 추출된다. 현장별로 필요한 자재, 수량, 납품 일정이 정리된다. 발주도 현장별로 나간다.
배송 상태가 추적된다. "마포 현장 — 타일 배송 완료, 조명 배송 중(5/31 도착 예정)." 시공팀이 전화하지 않아도 상태를 알 수 있다.
자재비도 현장별로 집계된다. "이 현장 자재비가 견적 대비 5% 초과 중"이라는 알림이 오면, 초과 원인을 파악하고 대응할 수 있다. 시공 끝나고 정산할 때 "어라, 마진이 왜 이렇게 적지?" 하는 일이 줄어든다.
자재 관리는 곧 마진 관리다
인테리어 업체의 이익률은 자재비에 달려 있다. 같은 시공을 해도 자재를 잘 관리하면 이익이 5~10% 달라진다. 과다 발주로 남은 자재, 잘못 배송된 자재의 반품 비용, 긴급 추가 발주의 할증. 이런 것들이 마진을 갉아먹는다.
현장 3개를 동시에 돌릴 수 있는 역량은 있는데, 자재 관리가 안 돼서 마진이 남지 않는 업체가 많다. 시공 실력은 좋은데 경영이 안 되는 구조. 시스템이 자재를 관리해야 사장님은 현장과 고객에 집중할 수 있다.