아침 7시. 사장님이 가게에 도착한다. 냉장고를 연다. 어제 뭐가 얼마나 나갔는지 눈으로 확인한다. 머릿속으로 오늘 예상 판매량을 계산한다. 부족한 재료를 메모한다.
업체에 전화한다. "소고기 5kg, 대파 3단, 양파 한 박스요." 다른 업체에 또 전화한다. "맥주 2박스, 소주 3박스." 업체가 3곳이면 전화도 3통이다.
이 과정이 매일 반복된다.
감으로 하는 재고
재고를 시스템으로 관리하는 식당은 드물다. 대부분 사장님의 경험과 감에 의존한다. "금요일이니까 좀 더 시키자." "어제 안 팔렸으니까 오늘은 줄이자."
감이 맞을 때도 있다. 하지만 감이 틀리면 두 가지가 발생한다.
과잉 발주. 안 팔린다. 유통기한이 지난다. 버린다. 식재료 원가가 날아간다.
과소 발주. 재료가 떨어진다. 메뉴를 못 판다. "그 메뉴 오늘 안 돼요." 고객이 실망한다. 매출이 빠진다.
병목 1: 재고가 머릿속에만 있다
냉장고를 열어보는 게 재고 확인이다. 시스템이 아니라 육안이다. 점심 피크 끝나고 저녁 영업 전에 한 번 더 확인한다. 빠진 게 있으면 급하게 전화한다.
재고가 숫자로 어디에도 기록되어 있지 않다. POS에 판매 데이터는 있지만, 재고와 연동되어 있지 않다. "오늘 제육볶음 15개 팔렸다"는 알지만, "돼지고기가 몇 kg 남았는지"는 모른다.
병목 2: 발주가 전화
전화 발주의 문제는 두 가지다. 누락과 중복.
바쁜 아침에 전화하다가 한 가지를 빼먹는다. 영업 중에 "아, 깨소금 안 시켰다." 급하게 다시 전화한다. 이미 배송 마감이다. 내일까지 없이 버텨야 한다.
반대로, 이미 시킨 걸 까먹고 또 시키는 경우도 있다. 다음 날 같은 재료가 2배로 도착한다.
병목 3: 원가율을 모른다
사장님들에게 "식재료 원가율이 몇 %인가요?"라고 물으면, 정확하게 답하는 사장님이 많지 않다. "대충 35% 정도?"
대충은 위험하다. 원가율이 2% 높아지면 월 매출 3,000만원 기준 매달 60만원이 사라진다. 연으로 720만원이다. 어디서 새는지 모르면 막을 수가 없다.
정산을 월말에 한꺼번에 하는 곳이 대부분이다. 월말에 "이번 달 마진이 왜 이러지?"를 발견해봐야 이미 30일이 지난 뒤다.
자동화 적용
POS 연동 재고 트래킹
POS에서 메뉴가 팔리면 해당 재료의 재고가 자동으로 차감된다. 냉장고를 열어볼 필요가 없다. 현재 재고가 숫자로 보인다.
자동 발주 알림
재고가 기준선 이하로 떨어지면 자동으로 알림이 간다. "소고기 재고 2kg 미만. 발주 필요." 발주 목록이 자동으로 생성된다. 업체별로 정리돼서 한 번에 보낼 수 있다.
실시간 원가율 대시보드
매출 대비 식재료비가 실시간으로 보인다. 오늘의 원가율, 이번 주의 원가율. 이상 징후가 보이면 바로 원인을 찾을 수 있다. 월말까지 기다릴 필요가 없다.
결과
폐기가 줄어든다. 품절이 사라진다. 원가율이 실시간으로 보인다. 사장님이 아침에 냉장고를 여는 대신 대시보드를 열면 된다.
구축 비용은 직원 한 달 월급보다 적다. 절감되는 식재료비로 2개월이면 회수된다.