학기 말이 다가온다. 학부모 상담 요청이 한꺼번에 20건 들어왔다. 카톡, 전화, 등하원 때 직접 말씀하시는 분까지.
수업 시간표를 보면서 상담 가능한 시간을 찾는다. 월요일 4시~5시 사이 30분, 화요일 점심시간, 수요일은 꽉 찼다. 학부모 A는 월요일만 가능하고, 학부모 B도 월요일만 가능하다. 같은 시간을 원한다.
전화를 돌린다. "화요일은 어떠세요?" "화요일은 안 돼요." 다시 시간표를 본다. 이 조율에만 하루가 간다.
상담 스케줄 조율의 비용
학부모 20명과 각각 전화나 카톡으로 시간을 맞추면, 평균 3번의 메시지 왕복이 필요하다. 20명 × 3왕복 = 60회. 한 번에 2분이면 총 2시간이다.
여기에 중복 예약을 방지하려면 시간표를 매번 확인해야 한다. A 학부모와 확정한 뒤, B 학부모에게 답장하기 전에 시간표를 다시 본다. 이 과정에서 실수가 생긴다. 같은 시간에 두 명을 잡는 더블 부킹.
더블 부킹이 나면 한 분에게 전화해서 "죄송한데 시간을 바꿔야 해요"라고 한다. 그 학부모는 불만이다. "미리미리 좀 해주세요."
온라인 예약으로 바꾸면
가능한 상담 시간대를 시스템에 올린다. 학부모가 직접 원하는 시간을 선택한다. 선착순이다. 한 자리가 예약되면 자동으로 막힌다. 더블 부킹이 불가능하다.
원장은 카톡을 돌리지 않아도 된다. "상담 예약 링크 보내드릴게요"만 하면 된다. 학부모도 전화 돌리지 않고 빈 시간에 클릭 한 번으로 예약한다.
상담 전날 자동 리마인더가 간다. 노쇼가 줄어든다. 변경이 필요하면 링크에서 직접 변경한다. 원장에게 전화할 필요 없다.
원장의 시간은 상담에 써야 한다
상담 조율에 2시간 쓰는 건, 상담 4건을 할 수 있는 시간을 날리는 거다. 원장의 가치는 시간표를 짜는 게 아니라 학부모와 이야기하는 데 있다.
20명 상담이 아니라 50명이 되면? 학원이 커지면 상담 수도 늘어난다. 수기 조율로 50명을 맞추는 건 물리적으로 불가능하다. 20명일 때 시스템을 잡아야 한다.