정산 자동화 비용을 검색하는 회사는 월말마다 엑셀 파일을 합치고 숫자를 맞추느라 영업이나 운영이 멈추고 있을 가능성이 큽니다. 정산은 계산 문제가 아니라 기준과 확인 흐름의 문제입니다.
정산은 매출이 들어온 뒤의 일처럼 보인다. 하지만 실제로는 거래처별 단가, 채널별 수수료, 환불, 할인, 배송비, 세금계산서, 지급 예정일이 모두 섞인다. 이 기준이 흩어져 있으면 매달 같은 혼란이 반복된다.
엑셀 정산이 오래 걸리는 이유
엑셀 정산은 처음에는 괜찮다. 거래처가 적고 채널이 하나라면 수기로도 충분하다. 하지만 거래처가 늘고, 판매 채널이 늘고, 환불과 부분 취소가 생기면 숫자가 흔들린다.
문제는 계산식 하나가 아니다. 어떤 금액을 매출로 볼지, 어떤 수수료를 차감할지, 언제 지급 완료로 볼지 기준이 필요하다. 기준이 없으면 매번 담당자가 판단한다.
월말마다 담당자가 파일을 합치고 대표가 다시 확인한다면, 이미 정산 프로세스가 병목이다.
자동화 전에 정해야 할 기준
첫째, 데이터 출처다. 쇼핑몰, POS, 거래처 엑셀, 계좌 입금 내역 중 어디를 기준으로 삼을지 정해야 한다.
둘째, 정산 단위다. 거래처별인지, 상품별인지, 주문별인지, 담당자별인지 나눠야 한다.
셋째, 차감 기준이다. 수수료, 환불, 할인, 배송비, 광고비를 어떻게 반영할지 정한다.
넷째, 확인 흐름이다. 담당자가 1차 확인하고 대표가 승인하는지, 자동 계산 후 예외만 보는지 정해야 한다.
다섯째, 출력물이다. 내부 대시보드, 거래처별 정산서, 세금계산서 발행 목록 중 무엇이 필요한지 봐야 한다.
P1은 예외를 줄이는 것부터
처음부터 회계 시스템 전체를 만들 필요는 없다. P1은 정산 데이터 업로드, 자동 합산, 예외 표시, 담당자 확인, 거래처별 정산서 생성 정도로 시작할 수 있다.
중요한 것은 사람이 모든 줄을 보는 구조에서 예외만 보는 구조로 바꾸는 것이다. 정상 데이터는 자동 처리하고, 환불/누락/단가 불일치만 확인하게 만들면 월말 시간이 크게 줄어든다.
studio.bth는 정산 자동화를 엑셀 매크로로만 보지 않는다. 매출 이후의 기준과 승인 흐름을 정리해, 월말마다 반복되는 확인 비용을 줄이는 운영 시스템으로 본다.
같이 읽으면 이어지는 글
- 월말 정산에 3일이 걸린다, 그 3일 동안 영업을 못 한다: 정산 병목의 실제 상황이다.
- 엑셀 자동화 비용: 매크로와 시스템을 나누는 기준이다.
- 사내 요청 승인 시스템 비용: 승인 흐름을 시스템화하는 관점이다.
- 소상공인 대시보드 비용: 정산 숫자가 의사결정으로 이어지는 화면이다.