엑셀로 견적을 관리하는 회사에는 공통점이 있다.
파일이 10개가 넘는다. "2026_견적_최종.xlsx", "2026_견적_최종_수정.xlsx", "2026_견적_최종_진짜최종.xlsx". 어떤 파일이 최신인지 모른다. 열어봐야 안다.
공통점 1: 버전 관리가 안 된다
엑셀은 동시 편집이 안 된다. 공유 드라이브에 올려놔도, 한 사람이 열면 다른 사람은 읽기 전용이다. 그래서 복사본을 만든다. 복사본에서 수정한다. 원본에 반영하는 건 나중에 한다. 나중은 안 온다.
일주일 후에 원본을 열면 내 수정 사항이 없다. 복사본을 찾는다. 그 사이에 다른 사람도 복사본을 만들었다. 어떤 게 맞는 건지 모른다.
공통점 2: 검색이 안 된다
3개월 전에 A사에 보낸 견적을 찾으려면 어떻게 하는가. 파일을 하나씩 열어본다. 시트를 넘긴다. 이름으로 찾으려면 Ctrl+F를 누른다. 파일이 10개면 10번 한다.
"그때 단가 얼마였지?" 한 줄을 찾기 위해 30분이 간다.
공통점 3: 실수가 쌓인다
셀 참조가 깨진다. 수식이 잘못 복사된다. 단가를 잘못 입력한다. 엑셀은 실수를 잡아주지 않는다. 실수를 발견하는 건 거래처에서 "이 가격이 맞나요?"라고 물어올 때다.
한 번의 실수가 클레임이 되고, 클레임이 신뢰 손상이 된다.
공통점 4: 담당자가 바뀌면 끝
견적 엑셀의 구조는 만든 사람만 안다. 어떤 시트가 뭔지, 어떤 열이 뭔지, 수식이 왜 이렇게 되어 있는지. 인수인계 문서는 없다. 엑셀 자체가 인수인계 대상이다.
담당자가 퇴사하면 새 사람이 처음부터 파악해야 한다. 파악하는 데 한 달. 그 한 달 동안 견적 품질이 떨어진다.
공통점 5: 분석이 안 된다
이번 분기 평균 견적 금액이 얼마인가. 수주율이 몇 %인가. 어떤 제품이 가장 많이 견적 요청이 들어오는가. 이런 질문에 답하려면 엑셀 파일 10개를 열어서 수동으로 집계해야 한다.
대부분 안 한다. 감으로 운영한다.
견적 자동화로 영업 처리량 5배 올린 제조사 이야기에서 이야기한 "수작업 시간의 80%가 사라졌다"는 이런 비효율이 전부 합쳐진 결과다.
시스템으로 바꾸면
견적 데이터가 한 곳에 모인다. 버전 충돌이 없다. 검색이 즉시 된다. 단가 실수를 시스템이 잡는다. 담당자가 바뀌어도 데이터는 그대로다. 분석이 자동으로 된다.
300만원 투자해서 매달 200만원을 아끼는 구조에서 계산한 것과 같다. 엑셀에 쓰는 시간을 인건비로 환산하면, 시스템 구축비는 2개월이면 회수된다.
엑셀 파일이 10개가 넘으면, 이미 시스템이 필요한 상태다.