사장님이 바쁘다. 견적 처리, 고객 응대, 정산, 재고 확인. 혼자 다 하기엔 한계다.
자연스러운 해결책: 직원을 한 명 뽑는다.
직원 한 명의 진짜 비용
월급 250만원. 4대 보험 포함 회사 부담 300만원. 여기까지는 다 안다.
하지만 이게 전부가 아니다.
퇴직금이 있다. 1년 이상 근무하면 1개월분 급여를 퇴직금으로 적립해야 한다. 연간 약 25만원 추가. 연차수당도 있다.
채용 비용이 있다. 공고 올리고, 면접하고, 선발하는 데 2~4주. 사장님의 시간이 빠진다.
교육 비용이 있다. 1~2개월 동안 사장님이 직접 가르치면서 본인 업무도 해야 한다. 오히려 더 바빠진다.
그리고 사람들이 잘 계산 안 하는 비용이 하나 더 있다. 커뮤니케이션 비용이다. 직원이 생기면 지시하고, 확인하고, 피드백하고, 다시 확인해야 한다. 소통 비용이 프로젝트를 죽인다에서 이야기한 것과 같다. 소통은 단순히 시간만 드는 게 아니다. 에너지가 든다.
다 합치면 직원 한 명의 실제 비용은 월 350만원에 가깝다. 연간 4,200만원.
3개월 후에 안정화된다. 그런데 6개월 후에 퇴사한다. 다시 채용한다. 다시 교육한다. 반복이다.
시스템 하나의 비용
구축비 300만원. 한 번이다. 월 유지비 10~30만원.
구축에 걸리는 시간 1주. 교육이 필요 없다. 시스템은 퇴사하지 않는다.
300만원 투자해서 매달 200만원을 아끼는 구조에서 이미 숫자로 비교했다. 손익분기 2.5개월.
본질적 차이
숫자 차이가 아니다. 구조가 다르다.
직원을 넣으면 구조는 그대로다. 견적을 엑셀로 만드는 구조에 사람을 한 명 더 투입하는 것이다. 엑셀의 한계는 그대로다. 버전 충돌, 검색 불가, 실수 위험. 사람이 한 명 더 있으니까 처리량은 늘어나지만, 구조적 문제는 동일하다.
시스템을 넣으면 구조가 바뀐다. 엑셀이 사라진다. 데이터가 한 곳에 모인다. 자동화가 된다. 기존에 반나절 걸리던 일이 5분에 끝난다. 사장님이 본업에 집중할 수 있다.
엑셀로 견적 관리하는 회사의 공통점에서 이야기한 문제들이 시스템으로 전부 해결된다.
언제 사람이 맞고, 언제 시스템이 맞는가
사람이 맞는 경우: 판단이 필요한 일. 고객과 관계를 맺어야 하는 일. 예외 상황에 유연하게 대응해야 하는 일.
시스템이 맞는 경우: 같은 패턴이 반복되는 일. 데이터를 옮기고 정리하는 일. 알림을 보내고 추적하는 일.
대부분의 사장님은 반복 업무에 사람을 넣고 있다. 반복 업무는 시스템의 영역이다. 사람은 판단과 관계의 영역에 집중해야 한다.
직원을 뽑기 전에 한 번만 생각해보자. 이 업무가 반복인가, 판단인가.