매물 200개를 엑셀에 넣어놨다. 주소, 면적, 가격, 층수, 상태, 집주인 연락처.
오늘 손님이 왔다. "마포 쪽 30평대 전세 있어요?" 엑셀을 열고 필터를 건다. 3건이 나온다. 전화를 건다. 첫 번째 — "아 그거 지난주에 나갔어요." 두 번째 — 번호가 바뀌었다. 세 번째가 진짜 남아 있는 매물이었다.
손님 앞에서 이런 일이 벌어지면 신뢰가 떨어진다.
엑셀 매물 관리의 한계
매물은 상태가 계속 바뀐다. 공실 → 계약 진행 중 → 계약 완료 → 입주. 이 상태를 실시간으로 엑셀에 반영하는 건 현실적으로 불가능하다.
집주인이 전화해서 "가격 낮췄어요"라고 한다. 엑셀을 열어서 수정한다. 근데 같은 매물이 네이버 부동산에도, 직방에도 올라가 있다. 거기도 수정해야 한다. 3곳을 각각 수기로 수정한다. 하나를 빠뜨리면 고객이 다른 가격을 보고 전화한다.
매물 200개의 상태를 한 명이 관리하면, 갱신 주기가 느려진다. 일주일에 한 번 엑셀을 정리하는 수준이다. 그 사이에 나간 매물을 고객에게 안내하는 일이 반복된다.
매물 상태가 실시간으로 연동되면
매물 상태를 한 곳에서 바꾸면 연결된 플랫폼에 자동 반영된다. 계약 완료를 누르면 네이버 부동산, 직방, 사무실 목록에서 동시에 내려간다.
신규 매물 등록도 한 번이면 된다. 사진 올리고, 정보 입력하면 모든 채널에 동시 게시된다. 채널별로 따로 입력하는 시간이 사라진다.
손님이 왔을 때 "마포 30평대 전세" 조건을 넣으면 현재 가용한 매물만 나온다. 나간 매물이 섞여 나오는 일이 없다. 손님 앞에서 전화 확인하는 시간이 사라진다.
매물이 300개가 되면
사무소가 잘 되면 매물이 늘어난다. 300개, 500개. 엑셀로 관리할 수 있는 한계는 100개 근처다. 그 이상이면 사람이 데이터를 통제하는 게 아니라 데이터에 묻히는 거다.
200개일 때 시스템을 잡아야 한다. 그래야 500개가 돼도 같은 방식으로 운영된다. 엑셀에서 시스템으로 옮기는 건 매물이 적을 때 해야 한다. 500개를 마이그레이션하는 건 200개를 옮기는 것보다 3배 이상 힘들다.