월요일 아침, 발주를 넣는다.
A 공급사: 카톡으로 발주서 사진을 보낸다. B 공급사: 이메일로 엑셀 발주서를 보낸다. C 공급사: 전화해서 구두로 "D 제품 200개 보내주세요." D 공급사: 자체 발주 시스템에 로그인해서 입력한다.
10곳을 각각 다른 방식으로. 한 곳 빼먹었다. 수요일에 물건이 안 들어와서야 "아, 발주를 안 넣었네" 발견한다.
채널이 분산되면 관리가 안 된다
발주 현황을 파악하려면 카톡 대화방 3개, 이메일 받은 편지함, 전화 메모를 뒤져야 한다. "E 공급사에 지난주 발주 넣었나?" — 확인하는 데 5분이 걸린다. 10곳이면 50분.
발주 확인도 같은 방식이다. A 공급사가 카톡으로 "내일 출고합니다" 보내고, B 공급사는 이메일로 "출고 완료" 보내고, C 공급사는 아무 말이 없다. 아무 말 없는 곳에 전화해서 확인해야 한다.
납기가 지연되면 어떤 공급사가 문제인지 즉시 파악이 안 된다. 카톡을 하나씩 열어서 마지막 대화를 확인해야 한다.
발주가 한 곳에서 관리되면
발주서를 시스템에서 작성하면, 공급사별로 자동 전송된다. 카톡 공급사에는 카톡으로, 이메일 공급사에는 이메일로. 사장님은 한 곳에서만 관리한다.
발주 상태가 실시간으로 보인다. "A 공급사: 발주 확인 대기 / B 공급사: 출고 완료 / C 공급사: 납기 지연 2일." 한 화면에서 전체 현황을 파악할 수 있다.
자동 리마인더도 가능하다. 발주 후 24시간 내 확인이 없으면 자동으로 "발주 확인 부탁드립니다" 메시지가 간다. 사장님이 일일이 챙기지 않아도 된다.
발주 누락 1건의 대가
발주를 빠뜨리면 결품이 난다. 결품이 나면 거래처 납품을 못 한다. 긴급 발주를 넣으면 단가가 올라간다. 정상가 대비 10~20% 비싼 긴급 단가로 넣으면 마진이 깎인다.
그리고 공급사와의 관계도 영향을 받는다. 발주를 정기적으로, 예측 가능하게 넣는 거래처는 좋은 조건을 받는다. 들쭉날쭉 긴급 발주만 넣는 거래처는 우선순위가 밀린다. 발주 관리가 곧 거래 조건 관리다.