예약 전화가 왔다. "오후 3시에 젤 네일 가능해요?"
원장이 머릿속으로 계산한다. A 디자이너는 2시부터 젤 아트 시술 중이니까 4시까지 걸린다. B 디자이너는 2시 반에 끝나니까 3시에 가능할 수도 있다. C 디자이너는 오늘 반차다.
"잠깐만요... B 선생님이 3시에 될 것 같은데요."
이게 예약 3건이면 가능하다. 하루 15건이 넘으면 불가능하다. 원장의 머리가 곧 예약 시스템이라서, 원장이 시술 중이면 전화를 못 받는다. 전화를 받으려고 시술을 멈추면 그 손님이 불만이다.
예약 충돌이 생기는 이유
각 디자이너의 시술 시간이 다르다. 젤 네일 90분, 젤 아트 120분, 제거 후 재시술 150분. 같은 3시 예약이라도 직전 시술이 뭐였느냐에 따라 가능 여부가 달라진다.
이걸 원장이 모든 디자이너의 스케줄을 기억하면서 배분하는 건 인간의 한계를 넘어선다. 결국 더블 부킹이 생긴다. 같은 시간에 두 명을 잡아놓고, 한 명에게 "10분만 기다려주세요"를 한다.
기다리는 손님은 불만이다. 10분이 20분이 되고, "다음엔 미리 말해주세요"가 된다.
디자이너별 실시간 스케줄이 보이면
각 디자이너의 오늘 스케줄이 한 화면에 보인다. 시술 종류별 소요 시간이 자동 계산된다. 3시에 가능한 디자이너가 바로 확인된다.
고객이 온라인으로 예약할 때도 가능한 시간대만 노출된다. 더블 부킹이 원천적으로 불가능하다.
원장이 시술 중에 전화를 받지 않아도 된다. 예약은 시스템이 처리한다. 원장은 손 앞의 손님에게 집중할 수 있다.
원장이 시스템에서 벗어나야 샵이 돌아간다
원장이 예약을 머릿속으로 관리하는 샵은, 원장이 없으면 멈춘다. 원장이 아프면 예약이 꼬이고, 원장이 휴가를 가면 디자이너들이 서로 전화해서 확인한다.
시스템이 스케줄을 관리하면 원장의 부재가 샵의 마비로 이어지지 않는다. 디자이너가 직접 자기 스케줄을 확인하고, 고객은 직접 빈 시간에 예약한다.
원장은 그 시간에 시술을 하거나, 새 디자이너를 교육하거나, 마케팅을 할 수 있다. 샵을 운영하는 것과 예약을 관리하는 것은 다른 일이다.