OEM 공장의 영업 담당자에게 물어본다. 지금 진행 중인 거래처가 몇 곳인가.
20곳이면 관리가 된다. 30곳이면 버겁다. 50곳이 넘으면 시스템 없이는 불가능하다.
카톡방 50개의 현실
거래처마다 카톡방이 하나씩 있다. 어떤 곳은 이메일로, 어떤 곳은 전화로 소통한다. 한 거래처 안에서도 담당자가 바뀌면 채널이 바뀐다.
"그 건 어디까지 왔어요?" 사장님이 묻는다.
담당자가 카톡방을 스크롤한다. 3일 전 대화를 찾는다. "시안 확인 중이라고 했는데…" 정확한 상태를 모른다. 다시 거래처에 묻는다. "지금 어디까지 진행됐나요?"
이 과정이 거래처 수만큼 반복된다.
병목 1: 진행 상황이 사람 머릿속에 있다
엑셀로 관리하는 곳도 있다. 하지만 엑셀은 실시간이 아니다. 담당자가 수동으로 업데이트하지 않으면 3일 전 상태로 멈춰 있다.
실제 진행 상황은 카톡 대화 안에 묻혀 있다. "시안 보내드렸습니다" → "확인 중입니다" → "수정 요청드립니다." 이 대화를 읽어야 상태를 알 수 있다. 시스템이 아니라 고고학이다.
병목 2: 누락
50곳을 동시에 관리하면 누락은 시간 문제다. 이번 주에 답변해야 할 건을 다음 주에 발견한다. 거래처에서 "연락 없으셔서 다른 곳으로 갔습니다"가 온다.
소통 비용이 프로젝트를 죽인다에서 이야기한 것과 같은 구조다. 소통 채널이 분산되면 소통 비용이 기하급수적으로 늘어나고, 결국 누락으로 터진다.
병목 3: 담당자가 바뀌면 끝
담당자가 퇴사한다. 카톡 대화가 사라진다. 이메일은 개인 계정이었다. 진행 중이던 30건의 맥락이 통째로 날아간다.
인수인계를 한다고 해도, "A사는 시안 2차 수정 중이고, B사는 단가 확인 대기 중이고, C사는 금형 발주 전"을 구두로 전달받는 게 인수인계가 아니다. 일주일이면 기억에서 사라진다.
자동화 적용
거래처별 진행 대시보드
거래처마다 진행 상태가 한눈에 보인다. 문의 접수 → 시안 확인 → 견적 발송 → 계약 → 생산 → 출하. 각 단계가 자동으로 업데이트된다. 카톡을 스크롤할 필요가 없다.
알림 자동화
3일 이상 정체된 건이 있으면 자동으로 알림이 간다. 답변 기한이 다가오면 미리 알려준다. 사람이 기억하지 않아도 시스템이 기억한다.
히스토리 보존
모든 소통 이력이 시스템에 남는다. 담당자가 바뀌어도 "이 거래처와 무슨 대화를 했는지"가 그대로 있다. 인수인계가 5분으로 끝난다.
결과
진행 확인에 쓰는 시간이 사라진다. 누락이 사라진다. 담당자 교체에도 끊기지 않는다.
화장품 OEM, 견적 문의가 카톡으로 폭주할 때에서 "사람이 시스템인 것"이 병목의 본질이라고 했다. 견적뿐만 아니라 거래처 관리도 마찬가지다. 사람이 시스템이면, 사람이 한계에 부딪힐 때 사업이 멈춘다.