매달 5일이 수강료 납부일이다. 7일이 되면 통장을 연다. 입금 내역을 하나씩 확인한다. 수강생 명단과 대조한다. 80명 중 납부한 사람에 체크. 안 한 사람을 찾는다.
12명이 안 냈다. 한 명씩 카톡을 보낸다. "수강료 확인 부탁드려요~" 대부분은 "아 깜빡했어요"라고 하고 바로 보낸다. 3명은 읽씹이다. 다음 주에 다시 보내야 한다.
이 작업에 매달 반나절이 든다. 80명이면 그래도 가능하다. 150명이 되면?
수납 관리가 수기인 학원
소규모 학원의 수납 관리는 대부분 이렇다. 엑셀에 명단이 있고, 통장 내역을 보고, 대조하고, 미납자에게 연락한다. 자동이체를 쓰는 학부모도 있지만, 카드 만료나 잔액 부족으로 자동이체가 실패하는 경우도 있다.
문제는 시간만이 아니다. 미납 연락을 하는 게 심리적으로 부담이다. "돈 안 냈어요"를 직접 말하는 건 관계에 부담이 된다. 특히 오래된 학부모일수록. 그래서 미납 연락을 미루게 되고, 2개월 3개월 밀리는 케이스가 생긴다.
자동 수납 관리 시스템
납부일에 자동으로 입금 확인이 된다. 미납자에게 자동으로 안내 메시지가 나간다. "수강료 납부일이 지났어요. 입금 계좌는 [계좌번호]에요." 원장이 직접 연락하지 않아도 된다.
시스템이 보내는 메시지니까 관계에 부담이 없다. "기계가 보내는 거구나" 하고 바로 입금하는 비율이 높다. 사람이 직접 "안 내셨어요"라고 하면 기분이 나쁘지만, 시스템 알림은 그냥 알림이다.
2주 이상 미납 시 원장에게 알림이 간다. 그때는 직접 연락해야 하는 케이스다. 하지만 그 숫자가 12명에서 2~3명으로 줄어든다. 원장이 직접 처리해야 하는 건만 남는다.
현금 흐름이 곧 학원의 생존이다
수강료가 밀리면 현금 흐름에 직접 영향을 준다. 학원은 고정비(임대료, 강사 인건비)가 크다. 수강료가 제때 안 들어오면 현금이 부족해진다. 미납 3개월이 쌓이면 돈을 못 받는 경우도 있다.
수납 관리는 귀찮은 작업이 아니라 생존에 직결된 작업이다. 이걸 사람의 기억과 엑셀에 맡기는 건 리스크다.