납기 지연, 엑셀로 관리하면 반드시 터진다 : studio.bth

"이 건 언제 출하돼요?"

거래처에서 전화가 온다. 공장장이 엑셀을 연다. 시트 3개를 넘기고, 행을 찾고, 열을 확인한다. "다음 주 수요일 예정입니다."

전화를 끊고 현장에 확인한다. "아, 그 건 전 공정에서 이틀 밀렸어요." 다시 거래처에 전화한다. "금요일로 변경됩니다. 죄송합니다."

이 패턴이 매주 반복된다.

엑셀 납기 관리의 한계

엑셀은 정적이다. 현장이 변하면 사람이 업데이트해야 한다. 하지만 현장은 매 시간 변한다. 자재가 늦게 도착하고, 기계가 고장 나고, 불량이 나와서 재작업이 들어간다.

엑셀이 현실을 반영하는 시점은 담당자가 수동으로 고친 그 순간뿐이다. 1시간만 지나면 이미 과거 데이터다.

제조 공정은 순차적이다. 원자재 입고 → 가공 → 표면처리 → 조립 → 검사 → 출하. 앞 공정이 밀리면 뒤의 모든 공정이 밀린다.

문제는 이 연쇄 효과를 사전에 감지할 수 없다는 것이다. 가공이 이틀 밀렸으면, 그 뒤에 있는 표면처리, 조립, 검사, 출하가 전부 이틀 밀린다. 하지만 엑셀에서는 가공 행만 수정하고, 나머지는 그대로 두는 경우가 대부분이다.

납기 당일에 가서야 "아, 이게 밀렸었네"를 발견한다.

공정별 진행 상태를 누가 알고 있는가. 현장 반장이다. 사무실의 관리자는 모른다. 거래처 대응하는 영업도 모른다.

알려면 현장에 가서 물어봐야 한다. 전화해서 물어봐야 한다. 물어보면 "거의 다 됐어요"라는 답이 온다. "거의 다"가 오늘인지 내일인지 모레인지는 안 알려준다.

납기가 밀릴 때 거래처에 미리 알려주는 공장은 드물다. 대부분 거래처가 물어봐야 알려준다. 물어보면 그때서야 확인한다. 확인하면 이미 밀려 있다.

거래처 입장에서는 "이 공장은 관리가 안 된다"가 된다. 신뢰를 잃는다. 신뢰를 잃으면 다음 발주는 다른 곳으로 간다.

견적 자동화로 영업 처리량 5배 올린 제조사 이야기에서 견적 병목을 이야기했는데, 납기 관리도 같은 구조다. 사람이 수작업으로 추적하는 한 한계가 있다.

각 공정의 시작/완료를 시스템에 입력한다. 바코드 스캔이든 버튼 클릭이든, 현장에서 가장 간단한 방법으로. 사무실에서 실시간으로 모든 건의 진행 상태를 볼 수 있다.

예정일 대비 지연이 감지되면 자동으로 알림이 간다. 연쇄 영향을 받는 후속 공정과 최종 출하일도 자동으로 재계산된다. 납기 당일에 가서 발견하는 일이 없어진다.

진행 현황을 거래처가 직접 볼 수 있는 페이지를 제공한다. "지금 어디까지 왔는지"를 전화 없이 확인한다. 지연이 발생하면 자동으로 안내가 간다.

납기 지연 감지가 당일에서 3일 전으로 앞당겨진다. 거래처 문의 전화가 80% 줄어든다. "관리가 되는 공장"이라는 인식이 생긴다. 인식이 신뢰가 되고, 신뢰가 재발주가 된다.